CONSEJOS PARA UTILIZAR CON MAYOR ÉXITO GOOGLE DOCS

Google Docs ha adquirido recientemente algunas características realmente destacables que han mejorado su utilidad como forma de trabajo conjunta en línea. Algunos trucos y detalles son realmente útiles por lo que realmente vale la pena tomar nota y aplicarlos en nuestro trabajo con más fluidez.

Entre otras ventajas, ahora es más fácil editar un texto simultáneamente, además de mantener una versión actualizada de todo lo que tenemos subido a la nube. También se puede publicar un trabajo de manera inmediata, lo que es diferente de compartir un archivo con otras personas.

Si acostumbras a trabajar con Google Docs, esto detalles favorecerán lo que ya haces. Y si nunca antes lo habías usado, verás que es tan sencillo que querrás darle una oportunidad.

Uso de archivos sin conexión

A pesar de que los nuevos servicios de banda ancha permiten tener una conexión constante con el Internet, cuando se trata de asuntos de trabajo, tal vez no quieras considerar el perder el contacto con lo que tienes en línea, bajo ninguna circunstancia.

Si por cualquier motivo no estuvieras conectado en línea, usualmente no podrías acceder a tus archivos en Google Drive. No obstante, hay una manera de tener una sincronización continua de los archivos que allí alojas.

Bastará con que vayas al panel de configuración de Google Drive, y en la solapa general actives la casilla Sincroniza tu Trabajo con este Ordenador para que puedas editar sin conexión. De este modo se actualizará el trabajo continuamente.

Colaboración en Tiempo Real

Si debes trabajar en línea con otra persona, y decidir qué cambios se aplicarán en un archivo, es posible realizar una colaboración en tiempo real. Es decir, se lo puede modificar al mismo tiempo. ¿Cómo se realiza esto? Es simple. Requiere sólo que ambas personas que comparten el archivo lo abran simultáneamente en Google Docs. Así, sumado a una comunicación de audio como Skype, ambos pueden modificar el archivo en línea.

Se verá un cursor en rojo, con el nombre del otro usuario, cuando lo está cambiando. Así es como se logra las modificaciones necesarias.

Publicación inmediata de un documento

La creación de un archivo en Google Docs se puede publicar inmediatamente en la web. Basta con ir al menú Archivo para que de inmediato se incorpore al Google Drive. Instantáneamente recibirás un enlace que indica dónde está el archivo.

A diferencia de la opción de Compartir, este documento puede ser visto por cualquier persona que tenga el enlace. Es útil si deseas que alguien solamente lo pueda ver, en una versión web, lo único que tienes que hacer es enviarle el enlace.

La diferencia con la versión Compartir, es que la otra persona, si la autorizas también lo puede modificar.

Facilidades de Corrección

Algo que se decía que le estaba haciendo falta al Google Docs, era un corrector de ortografía. Ahora está disponible en la solapa Herramientas, para poder realizar una corrección muy similar a lo que nos había acostumbrado Word de Microsoft Office.

Permite hacer un cambio rápido por otra palabra, indicarle que la ignore o que la agregue al diccionario en el caso de ser un término correcto.

Búsqueda e inserción de enlaces facilitada

Si debes realizar una búsqueda de enlaces que debe figurar en el texto, usualmente debes abrir una solapa alternativa y buscar la dirección web para poder insertarla en el texto. No obstante, esto es una tarea mucho más sencilla aún.

Bastará con seleccionar la parte del texto en el que debe ir el enlace, luego ir a Insertar y hacer clic en enlace. Aparecerá un cuadro con dos casillas, una en la que va el texto y la otra en la que aparece un cuadro pequeño de búsqueda de dirección.

En la medida que escribas las primeras letras aparecerán las opciones de búsqueda que facilitarán encontrar la dirección que necesitas.

Estos son algunos de los detalles que han facilitado el trabajo simultáneo en línea a través de Google Docs, y Google Drive. Recuerda ponerlos en práctica y verás cómo será sencillo realizar proyectos con otras personas.
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